3 tips die jouw boekhoudfactuur goedkoper kunnen maken!

Beste kunstenaar, artiest of muzikant: Ken jij ook niet veel van boekhouding, en heb jij hier ook veel vragen over? Krijg jij stress van facturen, btw en belastingen omdat je er eigenlijk niets van begrijpt?

Boekhouden is niet de favoriete bezigheid van kunstenaars, en dat is dus ook een onderwerp waar ik zeer veel vragen over krijg. Bijna allemaal vinden ze dat hun boekhouder (te) duur is. 

Toch zijn boekhouders essentiële partners, en daarom hier 3 eenvoudige en belangrijke boekhoudtips om ervoor te zorgen dat je boekhouder zo efficiënt mogelijk (en dus met zo min mogelijk extra kosten) kan werken:

1) Houd je beroeps- en privékosten en -inkomsten gescheiden (ook als zelfstandige).

2) Zorg dat er voor elke betaling ook een factuur of kasticket is, en omgekeerd!

3) Lever alles consequent en duidelijk aan je boekhouder of boekhoudsoftware aan en werk zoveel mogelijk met vaste leveranciers.

• Houd je beroeps- en privékosten en -inkomsten gescheiden (ook als zelfstandige).

– Zorg ervoor dat er geen privé kosten  in je boekhouding terecht komen.  Je mag sowieso enkel kosten inbrengen die bijdragen tot omzetbehoud of vermeerdering van inkomsten.

Maar als jouw boekhouder elke maand al jouw privé kosten manueel moet filteren, kost dat tijd en geld.

Extra tip is dus dat je sowieso een aparte bankrekening neemt voor je beroepskosten en -inkomsten, ook al is dat als zelfstandige niet verplicht.

• Zorg voor elke betaling voor een factuur of bon, en omgekeerd!

– Elke betaling die je doet met je professionele rekening, en waar je geen aankoopbewijs voor aanlevert (factuur of kasticketje), zal op het einde van het jaar door je boekhouder bevraagd worden. Want enkel een betaling geldt NIET als kost. En dus ga je meer belastingen en bijdragen betalen per ontbrekende factuur of kasticket.

Hoe groter die lijst van ontbrekende facturen, hoe meer werk voor jou en vooral voor je boekhouder om dit allemaal uit te zoeken. (en een paar uur werk voor jouw boekhouder om deze lijst uit te zoeken, kost jou een paar honderd euro per jaar meer).

• Lever alles consequent en duidelijk aan je boekhouder of boekhoudsoftware aan en werk zoveel mogelijk met vaste leveranciers.

– Elke boekhoudsoftware werkt met automatische herkenningsalgoritmes. Dus als jij vaak bij dezelfde leverancier koopt en betaalt met je beroepsrekening, en telkens komt die factuur netjes in je software, dan gaat dit na een tijd automatisch en moet je boekhouder enkel even controleren en klaar.

Dat wil dus ook zeggen dat als jij bvb je kantoorspullen elke maand bij een andere winkel koopt, deze transacties en documenten vaak opnieuw deels manueel verwerkt moeten worden door je boekhouder. (en enkele uren extra werk voor je boekhouder per jaar kost je enkele honderden euros meer per jaar)

Ik ben zelf geen boekhouder voor alle duidelijkheid, maar ik fungeer bij zo goed als àl mijn klanten als tussenpersoon tussen de ondernemer en de boekhouder. Daarnaast werk ik ook een aantal uren per week voor een boekhoudkantoor met enkel creatieve klanten, en weet ik dus intussen wel waarover ik spreek.

Je boekhouding en de bijhorende software kan je helpen om het financiële overzicht te bewaren, en om net met minder stress en moeite je boekhouding te doen.

Ik zie het vaak gebeuren dat door enkele kleine ingrepen, wat uitleg, en het toepassen van eenvoudige principes (zoals de 3 tips hierboven), mensen vaak veel minder stress ervaren van hun boekhouding.

In mijn gratis WINGMANUAL schreef ik een uitgebreider hoofdstuk met meer tips en info over boekhouding en je samenwerking met je boekhouder. Nog steeds gratis te downloaden via mijn website.