Heb je een boekhouder nodig, of kan je zonder?

Boekhouder of zelf doen met Dexxter, Accountable of penningmeester.be? Ik zet de voor- en nadelen, de kosten en de risico’s hieronder op een rij.

‘Kan ik zonder boekhouder’?

Deze vraag duikt geregeld op, bij zelfstandigen die net starten, maar evengoed bij VZW’s die hun werking op orde willen. En bij de meesten draait het uiteindelijk om één ding: de kost.

Een boekhouder kost al snel tussen de 150 en 250 euro per maand voor een zelfstandige of VZW, en voor een vennootschap ligt dat nog hoger. Voor veel kleine zelfstandigen en VZW’s voelt dat als een grote hap uit een krap budget. En dat is het vaak ook.

Maar tegelijk is het geen pure kost, het is een investering: in tijd, in fouten die je vermijdt, en in gemoedsrust bij een controle. Je krijgt met een boekhouder iemand die jouw situatie kent en mee kan nadenken over de toekomst, die de boekhoudkundige regels en principes voor jouw situatie écht kent, en die kan schakelen met de fiscus indien nodig.

Ondanks de kleine kans op controle, is het wél zo dat wanneer je zelf bepaalde aangiftes niet of niet op tijd indient, deze kans groter wordt. En boetes of kosten die volgen uit een controle kunnen zomaar eens hoger zijn dan de kost van een boekhouder – food for thought dus :).

Kan je zonder, met tools zoals Dexxter of Accountable?

Ja. Dexxter en Accountable zijn de bekendste in België: ze maken facturen, koppelen je bankrekening, berekenen je btw en helpen vaak ook bij je aangiftes. Goedkoper dan een boekhouder, check wel altijd de actuele tarieven op hun website. Voor een paar honderd euro op jaarbasis ben je vaak gesteld.

Voor VZW’s bestaat Penningmeester.be, en er zijn boekhoudkantoren die je achter de schermen kan raadplegen voor echt advies als je met dit systeem werkt, iets wat bij andere software vaak ontbreekt.

Het addertje onder het gras

Kies je dus om zelf met zulke software te werken, dan zit er meestal geen erkende boekhouder achter. Niemand met een boekhoudlicentie die controleert wat jij invoert. Steek je iets fout in je systeem, dan zit die fout ook in je btw-aangifte en belastingaangifte, zonder dat iemand het opmerkt.

Bagger in is bagger uit. En loopt er iets mis bij bvb de btw-administratie, dan sta je er alleen voor.

Ook ChatGPT vult dat gat niet op trouwens.

Boekhouding, Btw, belastingen etc. zijn vaak zo situatie-specifiek, afhankelijk van je statuut, sector en de precieze aard van een kost of inkomst, dat een chatbot dat niet correct kan inschatten.

Btw-plicht maakt soms het verschil

Werk je vrijgesteld van btw, dan is zelf doen vaak haalbaar. Maar ben je btw-plichtig, dan moet je ook zelf correcte periodieke BTW-aangiftes indienen.

In de culturele sector wordt dat extra lastig door de niet-standaard btw-tarieven die er vaak gelden, precies daar is de kans op fouten met software alleen het grootst. Maar zoals gezegd, het kàn dus wel met die software ook.

Wat dus als de kost van een boekhouder voor jou te hoog is?

Een boekhouder hoeft niet alles-of-niets te zijn:

• Sommige boekhouders hebben een goedkopere instapformule voor eenvoudige dossiers, vraag er expliciet naar – dit is eerder zeldzaam jammer genoeg.
• Voer je boekhouding zelf via een tool, en schakel iemand in per uur of per vraag voor de lastige momenten. Een boekhouder vinden die dit af en toe wil doen, is echter niet eenvoudig.
• Voor VZW’s: penningmeester.be is een software op maat voor vzw’s (mét bijvoorbeeld een jaarrekening die met 1 druk op de knop gegenereerd wordt). Er zijn boekhoudkantoren die dit aanbieden mét de optie op boekhoudkundig advies achter de schermen indien nodig.
• Bij de fiscalisten van Cultuurloket kan je terecht voor gratis eerstelijnsadvies.

Waar ligt de grens?

Bijberoep, weinig facturen, vrijgesteld van btw: software kan volstaan.

Hoofdberoep, wisselende inkomsten, plannen om te groeien, of btw-plichtig in de cultuursector: dan zou ik een boekhouder zeker aanraden.

Voor VZW’s gaat het bovendien om meer dan cijfers alleen: bestuur, jaarrekening, subsidiedossiers, deadlines voor allerlei aangiftes – ook hier kan een boekhouder iets voor je betekenen.

Twijfel je waar jouw situatie op de schaal past? Dat is precies het soort vraag waarvoor je bij mij terecht kan.

Groetjes,

Dave