Sinds Peppol: wat er veranderde in jouw dagelijkse admin en boekhouding.

Hey!

Peppol draait nu al een tijdje. En toch merk ik dat veel mensen nog niet goed weten hoe ze hun dagelijkse admin en boekhouding nu écht goed georganiseerd krijgen.

Niet hoe Peppol werkt, dat schreef ik al eerder. Maar wat er concreet veranderd is, en wat jij nu anders moet doen.

Hier zijn de 4 dingen die je op orde moet hebben:

• 1. Je verkoopfacturen: digitaal en via Peppol

Facturen aan andere btw-plichtigen verstuur je nu verplicht via Peppol via een software of tool die dat ondersteunt. Doe je dat nog niet? Bel dan vandaag je boekhouder. De boetes zijn niet min.

Facturen aan particulieren stuur je nog gewoon via mail.

• 2. Je aankoopfacturen: laat ze binnenkomen

Veel facturen van leveranciers komen nu automatisch via Peppol bij jou binnen, als je tool goed ingesteld is. Maar niet alles komt automatisch: facturen van buitenlandse leveranciers, kasticketjes en documenten van overheden of verzekeringen moet je nog steeds zelf aanleveren. Scannen, mailen naar je boekhoudtool, uploaden via een app. Het maakt niet uit hoe, als ze maar binnenkomen.

TIP: koop je regelmatig bij dezelfde winkel voor je werk? Vraag dan een factuur in plaats van een kasticket. Eenvoudiger, en je kan mogelijk ook BTW recupereren.

• 3. Je kosten: niets in je broekzak laten zitten

Elke betaling op je professionele rekening waarvoor je geen document aanlevert, is een probleem op het einde van het jaar. Niet alleen telt dit in principe niét mee als aftrekbare kost, je boekhouder zal al de ontbrekende documenten opvragen. Dat kost tijd en tijd van een boekhouder kost geld. Het gemiddelde uurtarief ligt rond de 100 euro.

Simpele vuistregel: betaling = document. Altijd.

• 4. Je bank: manueel of automatisch?

Sommige boekhoudtools laten je toe om je bankrekening rechtstreeks te koppelen. Dan komen transacties automatisch binnen en moet jij geen uittreksels meer downloaden of doorsturen.

Handig, maar check eerst even met je boekhouder of dat voor jouw situatie zinvol is. Heb je één en dezelfde rekening voor privé én beroep? Dan is een aparte professionele rekening sowieso een goed idee. Het maakt je boekhouding een stuk overzichtelijker én goedkoper.

De rode draad door dit alles? Zorg dat alles (facturen, bonnetjes, bankbewegingen) digitaal en tijdig bij je boekhouder of je boekhoudtool geraakt. Hoe minder jouw boekhouder moet uitzoeken, hoe minder die moet aanrekenen.

Niet zeker of jouw systeem momenteel goed loopt? Dat is precies het soort gesprek waarvoor je mij kan contacteren.

Groetjes! Dave