Niet alles tegelijk: hoe planning, cijfers en mentale ruimte bepalen welke jobs je aanneemt

Veel creatieve ondernemers plannen in wat binnenkomt. Een opdracht, een klant, een project: als er ruimte is in de agenda, zeg je ja. Logisch, want je wil werken. Maar dat systeem heeft een blinde vlek.

Want ruimte in je agenda is niet hetzelfde als ruimte in je hoofd, en een volle maand is niet automatisch een goede maand.

Wie verder vooruit kijkt, en daarbij niet alleen naar beschikbare tijd kijkt maar ook naar inkomsten en mentale ruimte, werkt rustiger. Niet per se omdat er minder werk is, maar omdat je zelf aan het stuur zit en de controle hebt over je tijd.

Het probleem met “als er ruimte is”:

Freelancers en (creatieve) ondernemers werken vaak reactief. Ze wachten op wat binnenkomt, kijken of ze tijd hebben, en beslissen dan. Op het gevoel, of zelfs op basis van de rekeningen die betaald moeten worden.

Dat werkt, maar is niet de beste manier op lange termijn.

Want als je altijd beslist op basis van de beschikbare tijd van dat moment, mis je het grotere plaatje.

Je neemt misschien een opdracht aan die je veel tijd kost maar weinig oplevert. Of je zegt ja tegen iets dat klein lijkt, maar dat je drie weken lang in je hoofd blijft bezighouden. Of je merkt in oktober dat je september vol had moeten plannen, maar dat je dat in juni niet kon zien.

Drie dingen die je eigenlijk zou moeten weten voor je ja zegt, of die je zeker kunnen helpen om te beslissen:

• 1. Welke jobs heb je nodig, in cijfers?

Hoeveel en welke opdrachten, klanten of projecten heb je per maand (en gemiddeld per jaar) nodig om goed te kunnen leven? Niet overleven, leven. Wie dat getal kent, heeft een enorme voorsprong op vele anderen.

Dat getal is ook een filter. Een opdracht die weinig oplevert maar veel tijd of energie vraagt, weegt plots anders als je weet dat je er drie van nodig hebt om je maand rond te krijgen.

• 2. Wat kost een opdracht je, in tijd én energie?

Niet elke opdracht is gelijk. Sommige jobs zijn productioneel klein maar mentaal zwaar. Andere zijn tijdrovend maar geven energie. Wie alleen naar uren kijkt, mist de helft van het plaatje.

Probeer voor jezelf in te schatten wat een opdracht echt kost. Niet alleen de directe kosten en de uitvoeringstijd, maar ook de communicatie eromheen, de voorbereiding, en wat het met je hoofd doet. Die inschatting wordt beter naarmate je meer ervaring hebt, maar erover nadenken voor je ja zegt is al een begin.

• 3. Hoe ziet de komende periode eruit?

Niet alleen deze week, of deze maand. Wie twee of drie maanden vooruit kan kijken in z’n planning, kan bewuster kiezen. Een opdracht die nu binnenkomt maar pas over zes weken start, heeft misschien meer impact op een drukke periode dan je op het eerste gezicht denkt.

Vooruit plannen is geen garantie op rust, maar het geeft je wel overzicht. En overzicht is het begin van controle.

Voorlopig uitstellen is ook een keuze.

Je hoeft niet op alles meteen ja of nee te antwoorden. Soms is “nu niet, maar over twee maanden wel” de beste optie, voor jou én voor de klant. Dat vraagt wel dat je vooruit plant, dat je weet wanneer je ruimte hebt, en dat je die ruimte ook durft aan te houden. Maar die eerlijkheid zal vaak ook door de opdrachtgever geapprecieerd worden.

Want de verleiding om toch maar in te vullen wat leeg staat, is groot. Maar lege ruimte in je agenda is niet hetzelfde als verloren inkomsten. Het kan ook de ruimte zijn die je nodig hebt om het werk dat je al hebt goed te doen.

Wat dit in de praktijk betekent

Je hoeft geen uitgebreid planningssysteem op te zetten. Maar zorg wel dat je een overzicht hebt, én weet wat je maandelijks nodig hebt om goed te leven.

Houd bij wat opdrachten je echt kosten, niet alleen in uren. Kijk minstens twee maanden vooruit als je beslist over nieuwe jobs. En weet dat het ok is om soms te zeggen: nu niet, maar later wel.

Groetjes, Dave

Wil je hier concreet mee aan de slag? De WINGMANUAL bevat praktische tools om je cijfers en planning in kaart te brengen. (download nog steeds gratis) Of schrijf je in voor mijn Groepstraject (The Squadron), waar we dit soort thema’s in groep aanpakken.