Zaken die VZW’s te vaak over het hoofd zien

Bij het opstarten van een samenwerking met een VZW stel ik altijd een paar vragen, en luister ik vervolgens goed naar de stiltes tussen de antwoorden. Want wat mensen zeggen, wat er op papier staat, en wat er in de praktijk echt gebeurt, dat zijn drie verschillende dingen.

En dat geldt vooral bij VZW’s mer ik, omdat er daar toch heel veel zaken bij komen kijken die vaak over het hoofd worden gezien.

Ik begeleid culturele en creatieve organisaties al een hele tijd. ‘Muziek vzw’s’ , kunstenaarscollectieven en andere kleine culturele VZW’s, stuk voor stuk opgericht vanuit passie en een gedeeld doel. En stuk voor stuk, vroeg of laat, gestrand op de administratieve en financiële realiteit van een rechtsvorm die ze nooit echt goed hebben leren kennen.

Is een VZW eigenlijk wel de juiste keuze?

Niet elke VZW had een VZW moeten worden, en niet elke VZW die ooit de juiste keuze was, is dat vandaag nog.

Een VZW is een vereniging van meerdere mensen met een gemeenschappelijk, niet-commercieel en belangeloos doel. De winst mag nooit uitgekeerd worden aan de leden, wat overblijft gaat terug in de werking.

De bekendste omzeiling is de “mama-papa-VZW”: inkomsten binnenlaten komen via een VZW, familieleden op papier als bestuurder, maar het bestuur functioneert niet als zodanig.

Juridisch een wankele constructie. Zolang er geen controle komt, lijkt er niets aan de hand.

Maar je neemt wel een risico met alles wat je opgebouwd hebt.

Deze vragen stel ik vaak:

Wanneer was de laatste Algemene Vergadering? Is de jaarrekening neergelegd? Is er een begroting, en hoe verhouden de huidige cijfers zich daartoe? Kloppen de statuten nog met hoe de organisatie vandaag functioneert?

De antwoorden op deze vragen geven me vaak een beeld van een organisatie die draait op goede wil, maar zonder de structuur die haar op lange termijn stabiel en geloofwaardig maakt.

De verplichtingen die men vaak vergeet:

– de jaarlijkse Algemene Vergadering met uitnodiging, agenda en verslag.

– de neerlegging van de jaarrekening (ook als er “bijna niets” is gebeurd)

–  de jaarlijkse bevestiging van de UBO-registratie

– En daarnaast nog een hoop boekhoudkundige verplichtingen die de boekhouder of de VZW zelf moet doen.

Het bestuur: meer dan namen op papier

Een subsidiegever kijkt naar het bestuur, niet alleen naar wie erin zit, maar naar hoe het functioneert.

Goed bestuur betekent mensen die bewust hun rol opnemen, vergaderen,  advies geven en elkaar durven aanspreken.

Een vrijwilliger die feitelijk voltijds werkt en instructies krijgt, is geen vrijwilliger meer.

De mogelijke gevolgen van verkeerde kwalificaties zijn niet klein.

Waar ik mee help

Klopt de begroting met wat ze effectief aan het doen zijn? Zijn de kosten transparant voor het hele bestuur en bij uitbreiding de Algemene Vergadering (AV)? Is er een financieel verslag dat ze aan de AV kunnen voorleggen?

Een boekhouder doet de jaarrekening. Maar wie helpt de VZW met de dagelijkse financiële logica en het begrijpen van wat die cijfers betekenen voor de werking?

Dat gat is precies waar ik vaak iets kan betekenen – en dat dus per definitie ontbreekt bij veel VZW’s.

Ik doe een grondige doorlichting van de financiën, werking en structuur, gevolgd door een begeleidingstraject zodat de organisatie daarna zelf verder kan.

Voor de echte juridische vragen verwijs ik altijd door: Cultuurloket (gratis eerstelijnsadvies) en VSDC voor wie dieper wil gaan.

Een eerlijke vraag

Weet jij of jullie VZW de afgelopen drie jaar alle verplichtingen correct heeft nageleefd? Als je twijfelt: da’s geen schande, maar het is wel een signaal dat je best niet negeert. Soms is een kort gesprek genoeg om te weten waar je staat.

Groetjes,

Dave

Meer lezen over hoe een VZW in elkaar zit? Download de WINGMANUAL, het gratis hoofdstuk over VZW’s staat erin. Of schrijf je in op de nieuwsbrief voor praktische info rechtstreeks in je inbox.