‘Niet panikeren’ zei ik tegen mezelf.

Onlangs had ik een klein probleem met mijn laptoplader. En met zo’n ding wil dat zeggen: het werkte basically niet meer.

Dat gebeurde ongeveer twintig minuten voordat ik drie uur lang telefoon- en onlinegesprekken moest voeren voor een belangrijke klant. In lichte paniek zei ik dus tegen mezelf: “Niet panikeren, Dave,” terwijl mijn batterij nog 4% aangaf.

Gelukkig had mijn neurotische zelf ooit besloten om alle programma’s die ik op dat moment nodig had ook op m’n smartphone te installeren. Mijn voorbereidingen en notities printte ik nog snel af met de laatste 2% batterijcapaciteit (én op het laatste beschikbare papier 😉).

Dat kleine ongemak herinnerde me er opnieuw aan hoe belangrijk het is om voorbereid te zijn op het onverwachte.

En hoe vreemd het ook klinkt: ik genoot ervan dat ik twee minuten voor de eerste call gewoon klaar zat – met m’n telefoon en geprinte notities.

In het leven – en zeker als ondernemer – kun je nooit voorspellen wat er gaat gebeuren. Plotselinge situaties zoals technische problemen, ziekte etc. kunnen je plannen behoorlijk door elkaar schudden.

Toch kun je je goed voorbereiden, zodat je zelfs in de chaos gewoon kan blijven doen wat je moet doen. Gelukkig had ik een paar dingen al geregeld. Anders had die dag er héél anders uitgezien.

• Back-up op mijn smartphone: Ik had eerder al de nodige apps geïnstalleerd op m’n telefoon én ze eens getest – voor het geval m’n laptop ooit niet meewerkte. Daardoor had ik meteen toegang tot alles wat ik nodig had.

• Belangrijke info veilig bewaard: Al mijn belangrijke URL’s, logins, wachtwoorden en documenten zitten in een betrouwbare, veilige cloudomgeving. Daardoor wist ik: zelfs zonder laptop blijf ik aan m’n bestanden kunnen.

• Voorbereid op technische problemen: Ik zorg dat ik nooit afhankelijk ben van één apparaat of systeem. Een extra oplader, een goed werkende smartphone, een back-up van al je gegevens– het lijkt banaal, tot het het verschil maakt tussen paniek en kalmte.

Denk eens even na: Wat zou jij doen als je computer het – nu, meteen – laat afweten? Kun je verder? Heb je een back-upplan?

• Plan voor het onverwachte: Maak een lijstje van essentiële zaken, links, tools en programma’s die je nodig hebt om te blijven werken – ook als er iets misgaat.
• Regel je wachtwoorden slim: Zorg dat je wachtwoorden voor deze zaken op een veilige plek staan (en dus niet alleen op je laptop). Zo kan je blijven inloggen, zelfs als je toestel je laat zitten.

Die 24 uur zonder laptop (ik had tijdens die twintig stressminuten gelukkig nog snel een nieuwe lader besteld, die de dag erna aankwam) maakten me nog eens duidelijk hoe efficiënt en snel ik normaal werk.

Dat was nu wel even anders, maar ik was al blij dat ik àl m’n werk kon doen, en dus ‘de Wingman’ bleef voor mijn klanten, die hier niets van gemerkt hebben.

En daar draait het om: voorbereid zijn. Want onvoorziene omstandigheden komen sowieso. Maar met een beetje proactiviteit en structuur hou je het hoofd koel.

Neem dus even de tijd om je digitale werkplek slim te organiseren.
Het is echt de sleutel tot gemoedsrust en productiviteit – ook als dingen even in de soep dreigen te lopen.

You can thank me later 😉
– Dave